Ferramentas

Conheça algumas ferramentas metodológicas que selecionamos para auxiliar no desenvolvimento do projeto.

Você vai perceber que cada uma tem um objetivo diferente. Na hora de escolher qual usar, tenha em mente o que é mais importante considerar no projeto: tempo? recursos? resultados?

Metodologia GUT

Esse método utiliza a pontuação de 1 a 5 para classificar a prioridade das atividades ou projetos. 

A sigla GUT foi criada com base em três critérios que essa metodologia utiliza para priorizar ações:

  • Gravidade: é o fator impacto — classifica as ações que você precisa realizar conforme o impacto que elas terão em outras atividades ou projetos;
  • Urgência: é o fator tempo — considera o tempo restante para resolver cada situação;
  • Tendência: é o fator tendência ou padrão de desenvolvimento — projeção da velocidade que um problema não resolvido pode levar para piorar.

Para aplicar a matriz GUT, basta montar uma tabela listando os problemas (questões, atividades, projetos), e pontuá-los em cada critério. Cada um deve ganhar três notas: uma para gravidade, outra para urgência e a última para tendência. 

Multiplicando os três números, você terá a pontuação de cada problema e, assim, poderá compará-los. As maiores notas indicam o que é prioridade no momento.

Entenda com o exemplo abaixo:

Matriz Esforço X Impacto

Nesta metodologia de priorização, temos o impacto como um fator importante para definir a prioridade dos projetos, porém conjugado com outro critério relevante: o esforço, ou seja, o tempo e o trabalho gastos para realizar uma função, processo ou atividade. 

Colocar o método Esforço x Impacto em prática é bem fácil e você vai precisar de uma desenhar matriz nesse formato (pode ser no formato de cartaz, planilha ou quadro):

Crie à parte uma lista das ações necessárias para colocar em prática ou concluir um projeto. A partir dessa listagem, distribua as ações nos quadrantes da matriz, conforme a classificação que você acredita que elas mereçam, considerando o que é mais impactante e o que demanda mais esforços seus ou da sua equipe. Considere que:

  • Quadrante 1 (azul): ações fáceis, porém, com baixo impacto;
  • Quadrante 2 (verde): ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados;
  • Quadrante 3 (laranja): ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem um grande esforço;
  • Quadrante 4 (vermelho): ações com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.

5W2H

É uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em planejamento e gestão de projetos.

Essa ferramenta baseia-se na elaboração de uma tabela-questionário, formada por sete perguntas, cujas iniciais em inglês dão nome à metodologia. O conceito por trás do termo significa que uma ação é influenciada por sete circunstâncias e que, ao elaborar um plano de ação, devemos responder, de modo formal, às seguintes questões:

  1. WHAT: O que deve ser feito? (a ação, em si);
  2. WHY: Por que esta ação deve ser realizada? (o objetivo);
  3. WHO: Quem deve realizar a ação? (os responsáveis);
  4. WHERE: Onde a ação deve ser executada? (a localização);
  5. WHEN: Quando a ação deve ser realizada? (tempo ou condição);
  6. HOW: Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método etc.);
  7. HOW MUCH: Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento etc.).

Para formatar um plano de ação 5W2H, faça uma planilha organizada em sete colunas referentes às sete questões. Clique aqui para baixar um modelo em formato Microsoft Excel. Você vai ver que o modelo contém uma primeira coluna para listar atividades. Isto facilita o planejamento onde algumas atividades exigem várias ações.

 

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